Pandemia coronavirusului a evidențiat modul în care liderii reacționează la provocări neașteptate, și cum gestionează afacerile într-un mediu total volatil. Această criză sporește nevoia de a reevalua proceselor companiei, relațiilor cu angajații, relațiilor cu clienții și a modului de reacție a liderilor. Criza coronavirus este un apel extrem dar emblematic al unei ere a cărei esență însăși este eschimbare și mișcare. Avem la dispoziția noastră noțiuni, capacități, tehnologii și instrumente, însă, modul în care noi le utilizăm, administrăm și manageriem în acest moment ne construiește viitorul. Ce poți să faci pentru a-ți menține business-ul proactiv? Cum să administrezi corect oamenii și bugetele companiei? Ce instrumente ar trebui să folosești? Cum ar trebui să comunici cu agajații? Sunt întrebări specifice liderilor în perioada aceasta. Noi am căutat răspunsuri!
CUPRINS
- Informații generale
- Cum să gestionezi situația cu echipa ta (din punct de vedere administrativ, financiar, comunicarea deciziilor)
- Concluzii
- Link-uri utile
INFORMAȚII GENERALE
Gravitatea situației prezente este mai degrabă generată de rapiditatea de escaladare a crizei și lipsa unei culturi anterioare a companiilor privind managementul proactiv al angajaților și al proiectelor. Fapt care, a generat un impact major asupra multor industrii și domenii importante. Teama provine din confruntarea cu o situație fără precedent, pe care nu o putem controla și la care nu știm cum să reacționam, nu știm în ce mod, actuala criză va schimba lucrurile cu care suntem obișnuiți și mai ales, suntem absolut nesiguri din punct de vedere economic și profesional.
În acest context, leaderii trebuie să conștientizeze că rolul lor este deosebit de important. Orice lider, reprezentant al companiei, manager poate contribui într-un mod real la stabilizarea climatului social, prin deciziile luate la nivelul organizației, prin comunicarea cu angajații, prin informară corecte și prin susținerea de acțiuni necesare. Este adevărat că la baza acțiunilor leaderilor de business stă stabilitatea companiilor pe care le conduc, de aceea un management proactiv al situației actuale și o adaptare rapidă la noul mediu este deosebit de necesară.
CUM SĂ GESTIONEZI SITUAȚIA CU ECHIPA TA
Din punct de vedere administrativ. Ține cont de recomandările date de instituțiile publice. Dacă activitate îți permite este important să acorzi angajaților posibilitatea de a lucra de acasă. Motivul principal, este creșterea potențialului de escaladare a crizei, prin minimalizarea numărului de persoane infectate.
Bineînțeles că sunt industrii în care angajații nu pot face acest lucru: medicii, pompierii, poliția, cei de la magazinele alimentare, farmaciștii, alte tipuri de cabinete medicale, televiziunile, angajații de la fabricile alimentare sau de producție de diferite alte bunuri. În cazul acestor categorii de angajați, este important ca riscul de contaminare să fie diminuat. Prin schimbarea orelor de venit și plecat de la lucru, echiparea lor cu echipamentele necesare, deconturi de transport, sau transporturi organizate de companie.
De asemenea și structura internă poate contribui la diminuarea riscului de infectare prin: pauze de masă flexibile, anularea ședințelor care nu au o prioritate mare, etc. Este evident faptul că măsurile ce pot fi luate pentru angajații care nu pot lucra de acasă nu elimina complet riscul de contaminare cu coronavirus. De aceea, pentru a oferi suport tuturor colegilor care nu au de ales și trebuie sa se deplaseze către birou, recomandarea specialiștilor este ca toți ceilalți cetățeni sa stea în casa preventiv.
FOARTE IMPORTANT
Dă dovadă de umanitate, NU îți obliga angajații să vină la lucru, mai ales făcând apel la siguranța locului lor de muncă sau la salariu, și NU merge pe premisa că abia atunci când va apărea un coleg infectat, va fi un motiv întemeiat pentru a face tranziția la lucrat de acasă.
CE ÎȚI RECOMANDĂM SĂ FACI ÎN ACEASTĂ PERIOADĂ
Ia în calcul implementarea instrumentelor IT esențiale pentru administrare lucrului cu angajații de la distanță. Piața este destul de permisivă, multe dintre instrumentele disponibile sunt gratuite sau altele au perioade de testare gratuită.
Printre cele mai utile instrumente de lucru cu angajații în acest moment sunt:
• Monday.com - o platformă colaborativă de planificare și management al activităților. Te ajută să lucrezi cu viteza și să te adaptezi rapid Monday.com permite mebrilor echipei să lucreze într-un mod unic adaptat nevoilor specifice ale fiecărui membru și în acelasi timp să câștige agilitatea de a se adapta la viteza specifică dezvoltării afacerii.
• CAS CRM- o platformă CRM utilă pentru administrarea și managerierea relațiilor cu clienții. Vă oferă asistența tehnică necesară pentru o buna valorificare a oportunitatilor. Transparent, eficient și incredibil de simplu. Vă ajută să captați informațiile de contact indiferent de sursa din care provin: e-mail, documente, cărți de vizită sau pagini web.
• Zoom - un tool mai complex decât Skype, ideal pentru conferințe cu mai mulți utilizatori și prezentări. Numărul de utilizatori s-a dublat la începutul acestui an, odată cu răspândirea Coronavirus.
• Google Drive - sistemul de sharing care conține opțiuni pentru fișiere tip document, tabel sau prezentări, în care poți urmări activitatea tuturor utilizatorilor care contribuie, poți salva versiuni anterioare și folosi toată suita cu întreaga echipa.
• Google Hangouts Meet - ideal și simplu pentru meetinguri online, cu sau fără camera video, în care doua sau mai multe persoane pot trece o invitație în calendarul lor Google, iar apoi sa vorbească, sa scrie și sa partajeze fișiere.
Ține cont. Oferă anticipat sfaturi și suport angajaților, comunică activ și constant cu ei. Oferă-le optimistul necesar în situația actuală. Lucrul de acasă nu este o tranziție dificilă, însă aceasta tranziție, coroborata cu stresul provocat de COVID-19 ar putea crea la început o stare de nesiguranța, până toată lumea se adaptează. Pentru mai multe detalii poți accesa eBookul nostru privind Lucrul cu angajații de la distanță.
Din punct de vedere financiar. Stabilitatea companiei tale se cuantifică în numere. Este esențial să iei deciziile necesare privind viitorul afacerii, în cunoștință de cauză. Astfel, înțelegerea poziției financiare actuale este esențială pentru stabilirea viitoarelor acțiuni. Chiar dacă, organele guvernamentale au luat măsuri de atenuare a crizei economice, fii conștient că, abilitatea de a tranzacționa în această perioadă, de a plăti datorii restante, de a menține angajații sau de a îndeplini contractele în desfășurare sunt dependente de situația actuală a companiei. Faceți un plan cu privire la măsurile ce trebuie luate pentru a reduce impactul asupra afacerii. Puteți apela la ajutor din partea Guvernului pentru IMM-uri, în momentele de situații de urgenta, așa cum se procedează și alte tari. Sau solicita un certificat de Situație de Urgență.
Cauta noi linii de business sau activități alternative pe care le poți derula în aceasta perioada: de exemplu, unele restaurante fac doar livrări, antrenorii de fitness țin cursuri live online, iar alte business-uri oferă posibilitatea de plăți eșalonate. Dacă ești în sfera serviciilor, încearcă, pe cât posibil, sa le oferi clienților tai soluții pe care le pot folosi sau implementa din siguranța casei lor.
Fii conștient de faptul că salariile, sunt una din principale griji ale angajaților tăi, în acest moment. Fii sincer și comunică-le din timp dacă urmează să se schimbe ceva.
Beneficiile extra salariale vin pe locul doi după grija salariului de baza, iar tichetele de masa sunt în cap de lista. Ele pot fi acordate și salariaților cu contract de munca la domiciliu sau celor care lucrează de acasă (în regim de telemunca). Activitatea de telemunca este reglementata de Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemunca. Potrivit art. 6 alin. (1), telesalariatul beneficiază de toate drepturile prevazute de lege pentru salariați. Munca la domiciliu este reglementata de Legea nr. 53/2003 actualizata (Codul Muncii), care in art. 108 - 110 prevede condițiile și regulile în care se poate efectua munca la domiciliu. Potrivit art. 110 alin. (1) angajaților cu munca la domiciliu li se asigura toate drepturile prevazute de lege, la fel ca și salariaților care își desfășoară activitatea la sediul/în locațiile angajatorului. Vezi care sunt alternativele de lucru cu angajații, în cazul în care business-ul tău nu poate fi operat de la distanță. Alternative de lucru cu angajații
Comunicarea deciziilor. După cum am menționat și al începutul acestui articol, principala provocare generată de prezenta criză este lipsa unui precedent, care generează provocări majore pentru orice comitet decizional. Fii transparent în comunicare, comunică angajaților tăi ce decizii s-au luat vis-a-vis și care este stadiul în care se află business-ul tău.
La ce sa ne așteptam în viitor?
Nimeni nu cunoaște răspunsul la acest lucru, însa este important sa menținem integritatea profesionala și siguranța pe primul loc. Este un moment în care managementul, resursele umane și departamentele financiare au nevoie de o coerență în luarea deciziilor și în abordare, astfel încât compania ta sa treacă cu bine prin aceste încercări.
Cert este, că nu ne vom întoarce în acela-și punct!