Viitorul aparține celor care îl construiesc!
Criza COVID-19 schimbă brusc activitatea companiilor de peste tot, acestea fiind obligate să se adapteze la un nou mediu social, la noi condiții de lucru, la noi modalități de management al echipelor și la un nou tip de clienți. Mediul privat de pe întreg mapamondul s-a înscris în cel mai mare experiment de lucru din casă, însă fără o pregătire anterioară, implementare de noi sisteme sau instrumente, fără o pregătire a angajaților sau managerilor și fără o structură personalizată de lucru la distanță.
Este evident că organizațiile care își vor menține sustenabilitatea în această perioadă, și își vor crește productivitate imediat după trecerea crizei, vor fi cele care s-au adaptat rapid noua realitate economică și socială, care au dezvoltat noi structuri de management și control al activității și care au înțeles că viitorul lucrului cu angajații este în proces de schimbare.
Despre ce discutăm în acest articol?
- Individualizarea, așteptările, comunicarea sunt esențiale pentru lucrătorii la distanță
- Managerii au nevoie de sprijinul liderilor lor mai mult ca niciodată în această perioadă
- A merge complet la distanță poate fi noul mod de lucru al organizației tale
Întrucât urmărim să oferim un suport real mediului de afaceri, am pregătit câteva direcții de luat în considerare pentru gestionarea cu succes a resursei umane, a proiectelor, activităților și productivității afacerii. Puteți accesa aici Ghidul pentru a implementa corect activitatea remote în compania ta.
Mediul nostru de lucru s-a schimbat dramatic, echipele mari sau mici trebuie să caute soluții pentru a se adapta și a menține calitatea serviciilor oferite clienților sau riscă să piardă oportunități, timp și resurse. Pentru a se asigura că echipele se adaptează, managerii trebuie să fie atenți le nevoile individualizate a fiecărui departament în parte.
I. INDIVIDUALIZAREA
Cheia gestionării activităților remote este Individualizarea.
Nu există soluții universal valabile, dar există soluții adaptabile. Când implementezi lucrul cu angajații remote, alege variante și soluții care îți simplifică activitatea și sunt adaptabile la nevoile fiecărui departament din compania ta. Mai mult de atât, managerii vor trebui să individualizeze soluțiile, procesele și relațiile pentru a obține cele mai bune performanțe. Un aspect extrem de important este să folosiți acele soluții care oferă consultanță la implementare, pentru a fi sigur că instrumentele alese se raportează direct la nevoile companiei tale.
II. STABILEȘTE AȘTEPTĂRILE ȘI OBIECTIVELE CLARE
Aproximativ jumătate dintre angajații ce lucrează de la distanță nu știu ce se așteaptă de la ei la locul de muncă. Acest fapt descentralizează complet activitatea companiei tale, angajații trimiși acasă fără o îndrumare potrivită, corectă, clară, și o monitorizare a activității se traduce în scăderea productivității, a randamentului, pierderea resurselor și pierderi financiare.
Managerii trebuie să stabilească clar așteptările și obiectivele: care este activitatea, care este rezultatul, care sunt standardele de calitate și care este termenul limită.
Ține-ți cont de faptul că, la nivel executiv, trasarea sarcinilor trebuie să fie mai detaliată, stabilește așteptări clare, aliniate la scopul companiei. Ex: Ne vom menține clienții făcând următoarele activități, ne vom menține standardele implementând următoarea strategie, ne vom îndeplini misiunea făcând următoarele activități zilnic/săptămânal/lunar, ne vom evalua activitățile astfel, etc.
Îndeplinirea așteptărilor necesită soluții tehnice și instrumente adaptate fiecărui departament în parte, obiectivelor companiei tale, proceselor de lucru din companie și a modului de raportare și monitorizare a activității.
Cercetările realizate la Universitatea din California, de Prof. Dr. Judith Olson, au evidențiat că succesul lucrului de la distanță constă în: angajații au stiluri de lucru similare, se cunosc, își cunosc reciproc abilitățile, folosesc instrumente adaptate care le permite să colaboreze și să comunice constant, sunt instruiți, informați și au suportul necesar privind modul de utilizare a instrumentelor de lucru.
III. COMUNICAREA
Angajații obișnuiți să lucreze în casă se pot simți privați de resurse, informațiile sau de relațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba bine. Planificați-vă timpul pentru menținerea unei comunicări constante cu managerii și angajații, programați videoconferințe atât cu echipele, cât și individuale, cu managerii sau chiar cu angajații. Comunicarea poate fi vitală pentru persoanele care au nevoie de multă interacțiune pentru a-și menține energia, motivația și gradul de implicare. Managerii vor trebui să fie atenți în ceea ce privește comunicarea productivă, dezvoltarea și menținerea performanțelor înalte necesită conversații frecvente și structurate.
Nu uita, angajații tăi trebuie să afle de la tine care este situația economică a companiei în această perioadă, sustenabilitatea companiei, stabilitatea acesteia și nevoile de acțiuni direcționate. Mențineți liniile de comunicare deschise, oneste și largi, pentru a menține încrederea angajaților în conducere. Trimite e-mailuri sau videoclipuri despre raționamentul, intențiile și așteptările tale. Faceți mai ușor pentru manageri să vă cunoască gândurile, modul și direcția de acțiune pentru a putea contribui.
IV. SPRIJINĂ-ȚI MANAGERII.
O schimbare bruscă în practica managementului poate fi dificilă pentru managerii de departamente. S-ar putea să-și facă griji cu privire la întreruperile fluxului de lucru de care sunt responsabili. Unii pot simți că trebuie să fie prezenți fizic pentru a putea comunica, conduce și coopera cu membrii echipei, este posibil ca unii manageri să nu aibă încredere în angajații pe care nu îi pot vedea. Indiferent de temeri și incertitudini, aceștia sunt nevoiți in acest moment să lucreze într-un mod nou și rapid. Există soluții digitale corecte, adaptabile și potrivite, pentru fiecare stil de manager, și pentru fiecare tip de activitate, fie că vorbim de sales, marketing, customer support, HR, IT, etc. Poți testa gratuit soluția recomandată de noi.
Acordă-le sprijinul tău, atât practic cât și emoțional, pe parcursul a ceea ce poate fi o tranziție dificilă. Investiți în dezvoltarea managementului și în coaching, înainte de planul bugetar, fiți afirmați asupra situației și înțelegător cu privire la termenele setate. Amintește-ți, managerii tăi trebuie să știe că sunteți în spatele lor, că îi susțineți și îi ajutați, mai ales atunci când se simt nesiguri. Pestru a stabili gradul de necesita a trainingurilor de instruire poți solicita o consultanță.
Organizațiile se luptă să țină pasul cu cerințele, mediile și nevoile clienților în continuă schimbarte de actuala criză, furnizând performanță și executând în permanență. Prin urmare, organizațiile trebuie să devină agile și suficient de flexibile pentru a se schimba și a se adapta la cerințele diferite. Ceea ce a început ca un mod de lucru al viitorului prin dezvoltatorii de software, acum devine un mandat obligatoriu pentru multe organizații.
Agilitatea organizațională este capacitatea unei organizații de a se adapta rapid. Pentru multe leaderi înseamnă o mentalitate și o vidiune nouă, atât asupra obiectivelor strategice a companiilor lor cât șe a relațiilor de lucru cu angajații. Noul mod de lucru implementat obligatoriu, în multe companii presupune dezvoltare de echipe mai puțin ierarhizate, responsabilizarea fiecărui angajat prin sarcini direct trasate, prin monitoruzarea sarcinilor și desfășurării acestora. Pentru unele companii, manageri și leaderi acestă tranziție va aduce beneficii, fie în productivitatea angajaților, fie în dezvoltarea de noi modalități de lucru cu angajații, fie prin creșteri financiare.