Sistemul respirator ai unei afaceri: indicatorii de performanta si analiza datelor

Performanta. Telul catre care orice afacere tinde, dar despre a carei definire nu putem merge pe pista rudimentara “daca ies banii, inseamna  ca e bine”. Parola cheie este…KPI. Key Perfomance Indicators. Pe  romaneste, indicatorii-cheie care releva performanta. Alegerea acestor  indicatori ofera date esentiale asupra directiei si strategiei  organizatiei, cunostintele despre factorii comportamentali si influentarea performantei. Fireste, alegerea acestor indicatori de performanta rare nevoie de precizia unui ceas elvetian.

O organizatie care isi propune dezvoltarea unui set de indicatori de performanta trebuie sa adreseze doua intrebari simple, dar care au nevoie de un raspuns nuantat:
1. Pe ce ar trebui sa se concentreze indicatorii?
2. Ce aspecte trebuie masurate?

 

Ceea ce pictorii numesc valoratie – adica definirea corecta a  obicetului desenat in timp si spatiu -, aici se traduce in “Prioritizare corecta”. Mai exact, trasarea celor mai importante dimensiuni strategice si a felului in care acestea vor fi duse la bun  sfarsit. Iar aceasta analiza ofera trei paliere de indicatori, de la mic la mare:
- la nivel operational si individual – care sunt reflecarea 
activitatiloe curente
- la nivel strategic – care sunt legate de probleme organizationale
- de performanta – analizarea actiunilor si serviciilor prestate la fiecare nivel al organizatiei.

 

Aici, exista cel putin patru metode de lucru:
Modelul 3E: cu trei axe de analiza: economie, eficienta, eficacitate
Balanced Scorecard: se pune in practica prin analizarea faptelor si planurilor din patru perspective: perspectiva serviciilor catre clienti; perspectiva proceselor interne; perspectiva invatarii si perspectiva financiara
Indicatorii de performanta - Generatori de valoare
Modelul NHS Wales de Management al Performantei

Ceea ce este, cu siguranta, de evitat, este evitarea sistemelor de evaluare care sunt simpliste si care nu ofera informatii clare. Si, in plus, e necesara detectarea informatiilor, prin formularea indicatorilor SMART (Specific, Masurabil, Abordabil, Realist, incadrat in Timp), folosind cateva intrebari specifice jurnalismului de stiri:

Ce? (dezbaterea variabilelor care pot produce noi modalitati de a masura schimbarea in obiective)
Cat de mult? (pentru a defini magnitudinea schimbarii dorite)
Cine? (pentru a clarifica cine apartine grupului tinta)
Unde? (informatii specifice in legatura cu zona de aplicabilitate)
Cand? (definirea perioadei de timp)
Perfect.
Ne aflam intr-o lume a rigurozitatii si a cifrelor. E nevoie insa si de un sistem care sa asigura o fidelitate cat mai mare a analizei datelor.

Merita pomenit aici foarte performantul sistem analiza Business Intelligence (BI) - sisteme informatice complex de analiza a datelor si de prezentare a informatiilor astfel incat sa le permita directorilor de companii, managerilor si altor utilizatori finali sa ia decizii de afaceri perfect informati.

BI presupune o mare varietate de instrumente, aplicatii si metodologii care permit organizatiilor sa colecteze date din sisteme interne si surse externe, sa le trimita pentru analiza, sa dezvolte si sa execute interogari a datelor. In final, se genereaza rapoarte, vizualizari de date si dashboarduri. Un aspect interesant: sistemele BI pot include informatii istorice, 
precum si date noi colectate in momentul in care acestea sunt generate, ideale pentru procese strategice, dar si tactice de luare a deciziilor.

Un pachet larg de aplicatii de analiza a datelor - analiza ad-hoc, instrumente de interogare si raportare, procesarea analitica online (OLAP), mobile BI, BI in timp real, BI operational, BI cloud si software as a service sau BI colaborativ. Tehnologia BI include, de asemenea, software de vizualizare a datelor pentru proiectarea diagramelor si a altor infografice, precum si instrumente pentru construirea tablourilor de bord BI si a scorecardurilor de performanta care afiseaza date privind indicatorii de performanta intr-un mod usor de inteles. Nu lipsesc nici sistemele de previzionare si alertare.

Practic, sistemul de analiza a datelor va reusit sa furnizeze, la un nivel cat mai fidel, colectarea si analiza unui volum mare de date si informatii extrase din bazele de date operationale sau din depozitele de date ale organizatiei; previziuni cu privire la indicatorii strategici ai organizatiei; o combinatie fina intre managementul cunostintelor cu procesele decizionale; exploatarea tehnologiilor 
suport pentru procesul decizional cu scopul obtinerii unor informatii complexe, competitive si de actualitate destinate managerilor.

 

Finalizam acest material, care este menit sa va starneasca pofta de a merge la workshop-ul dedicat indicatorilor de performanta si a analizei datelor, de la Cluj Business Days, pe 11 iulie, cu o lista scurta a beneficiilor aduse unei companii de sistemul de analizare a datelor:
1. Decizii mai rapide si mai bune;
2. Cresterea eficientei operationale si optimizarea proceselor interne
3. Un cert avantaj fata de competitie, prin plusul de informatie si analiza;
4. Informatii-cheie privind clientii si imbunatarirea serviciilor dedicate lor;
5. Identificarea – la timp! – a noilor trenduri din piata. Sau anticiparea tendintelor care vor veni,
De la manageri generali, la specialist in marketing, contabilitate, vanzari la sefi de echipe, toti avem nevoie de un singur lucru: de a vedea totul intr-o apa limpede. Asadar, nimic fara informatie.