
Trebuie sa facem tot ce este necesar să ținem business-urile în lucru astfel încât recuperarea ulterioară crizei să fie cât mai ușoară. Trebuie să găsim instrumente și modalități de colaborare cu echipa astfel încât business urile noastre să rămână productive se producă resurse financiare pentru noi și echipa noastră, șomajul tehnic nu e o soluție decât pe termen scurt întrucât pagubele pot fi mult mai mari. Managementul echipelor de la distanță, este o necesitate în condițiile actuale, din fericire, tehnologia ne ajute să trecem de la lucrul de la distanță ușor înlăturând o parte din dificultăți. În momentul în care brusc, zeci de milioane de oameni din întreaga lume s-au trezit de a doua zi în situația de a muncii de acasă. Firmele au dat năvală în adoptarea unor soluții rapide de remote work, constant în principal în platforme de comunicare video și tele-conferință, în paralel cu telefonul, chatul, WhatsApp-ul, emailul și soluțiile colaborative.
Cuprins
- Ce este management ul echipe la distanță și Prin ce diferă de cel direct,
- Cum se schimbă comunicarea,
- Instrumente electronice de management al echipei,
- Vezi webinarul
Ce este managementul echipe la distanță și prin ce diferă de cel direct
Astăzi, paradigmă de comunicare s-a schimbat, criza actuală a pus o barieră în această paradigmă și nu mai putem comunica direct, provocările și dezavantajele pe care le întâlnim în aceste condiții sunt:
- Lipsește contactul direct, chiar dacă folosim comunicarea vizuală, chiar daca folosim camera nu este acela-și lucru, ochii sunt oglinda sufletului.
- Apare distanța emoțională, chiar dacă te pot suna oricând, acest lucru implică o acțiune, în birou contactul este implicit, nu trebuie să îmi cer voie să comunic cu tine. Practic, apare o limită în care tehnologia poate suplini contactul uman. Suntem ființe sociale, dornici de apropiere socială, comunicare și relaționare. Este clar că odată ce distanța emoționala crește foarte mult, relațiile trebuie compensate, noi trebuie să întreprindem acțiuni pozitive de menținere a team work-ului și a contactului dintre oameni.
- Lipsa abilității, și a tehnologiei necesare, sau apar probleme tehnice, care afectează modul în care comunicăm
Toate aceste ridică bariere între emițător și receptor care schimba capacitatea celor doi de a comunica.
Cum se schimbă comunicarea
Comunicarea este mai mult decât ceea ce spune o persoane. Include de asemenea elemente despre cum spune și ce face în timp ce spune.
Din comunicarea 7% este verbal (cuvinte), 38% este vocal (intonație) și 55% este vizual (non-verbal). Ne trebuie un nou model de comunicare, care să tină cont de aceste diferențe, de fapt, comunicarea devine parțială, își pierde o parte din atribute și devine o comunicare mediată. Comunicarea mediată implică o pierdere a elementelor comunicate, mesajul ajungând denaturat la interlocutor, ajungând astfel la erori de comunicare. Înțelegerea și conștientizarea acestor riscuri implică nevoia de compensare în mod activ.
Deoarece comunicare și-a schimbat natura și interacțiunile trebuie să se schimbe, există consecințe ale comunicării actuale.
- interlocutorii trebuie să compenseze prin comunicare explicită, ce au pierdut din comunicarea implicită
- crește rolul ascultării. A auzi este o abilitate înnăscută, a ascult este o atitudine ce necesită atenție și exercițiu
- interlocutorii trebuie să se deschidă în mod conștient unii față de alții.
Procesul prin care managerii pot compensa dificultățile existent în comunicare este o asumare activă a responsabilității înțelegerii conținutului mesajului și a sentimentelor vorbitorului și verificarea împreună cu acesta dacă a înțeles ceea ce vorbitorul a încercat să comunice.
Metode prin care putem compensa ce pierdem în comunicare:
- Etichetarea emoționala (pari furios, frustrat, nemulțumit, nostalgic, neliniștit) - trebuie să intuiesc și să validez sentimentele. Este de asemenea un bun mijloc de a susține și încuraja conversația;
- Parafrazarea - Dacă am înțeles eu bine, vrei să spui că.....E corect? Este o metodă de verificare a înțelegerii;
- Oglindirea/reflectarea - trebuie doar să repeți ultimele cuvinte, confirmă interlocutorului că ești prezentă, că ești atent că îl asculți
- Rezumatul/sumarul - faptul că poți rezuma rezultă că ai fost atent și ai înțeles ce a vrut să transmită vorbitorul
- Întrebări deschise - întrebări care necesită mai mult decât ”da”. Aceste întrebări arată un interes sincer față de interlocutor.
- Stimulente onomatopeice - scurte răspunsuri care indică faptul că ești prezent în discuție și asculți. Oamenii vor să știe că sunt ascultați.
Studiile de specialitate, arată că, managerii de succes, folosesc 70% din timpul unei conversații pentru a asculta. Ascultarea și observația sunt elemente de management care îți permit să înțelegi nevoile interlocutorului și să comunici cu el în mod eficient.
Trebuie să compensăm distanțarea emoțională nu doar comunicarea. Pe lângă mesajul transmis, există un context emoțional în care comunicăm, a cărui compensare este mai dificilă, necesită o deschidere mai mare în comunicare o comunicare mai frecventa, și o lărgire a zonei de comunicare, distribuind informații și acceptând și solicitând feedback. Comunicarea trebuie să fie completa, concisa, corecta, concreta, clară.
Structura de comunicare trebuie sa aducă beneficii în ambele părți, nu este doar o monitorizare, ea trebuie sa fie un suport. Comunicarea trebuie sa fie simplă și naturală, la subiect și despre lucruri care contează. Stabilește un calendar în avans și preferabil repetitiv, stabilește o structura de comunicare a ședinței. Focusează-te pe oameni, mai degrabă decât pe procese, ședința de comunicare trebuie sa devina un eveniment nu o obligație.
Motivarea și sentimentul apartenenței
Un mediu de lucru organizat are nu doar rol de disciplinare ci și de motivare. Te ajută să îți faci treaba zi de zi în mod constant, 8 ore, așa progresăm. Dar dincolo de disciplină (care ar fi bățul, elementul de forță), este și motivarea (morcovul, elementul pozitiv). Este motivator să îi vezi și pe alții cum lucrează cot la cot cu tine, că nu se lasă, că trag cu toții în aceiași direcție, chit că fiecare în ritmul său. Să ne gândim la un sportiv care merge în cantonament cu echipa. Antrenorul îi trezește pe toți la 5 dimineața și ii pune la muncă dar este și energia echipei care ajută mult. Când vezi că echipierul de alături face 30 de flotări, te ambiționează și pe tine să faci.
Ne inspirăm unii de la alții, ne motivăm, când suntem low cu energia, ceilalți ne motivează să continuăm. Iată un element care lipsește multora. Aceștia se vor îndepărta emoțional de proiectele în lucru pentru suntem ființe emoționale și nu mașini. Contează să credem în ce facem și să simțim pulsul celorlalți de lângă noi, este ca o priză cu energie și motivație acolo pe care un simplu email sau un telefon nu o poate suplini.
Instrumente electronice de management al echipei
In paralel cu telefonul, chatul, WhatsApp-ul, emailul, Google Docs, One Drive există soluții colaborative și platforme specializate de la caz la caz, care și-au dovedit ușor și rapid utilitatea
- Zoom - un tool mai complex decât Skype, ideal pentru conferințe cu mai mulți utilizatori și prezentări. Numărul de utilizatori s-a dublat la începutul acestui an, odată cu răspândirea Coronavirus.
- Google Drive - sistemul de sharing care conține opțiuni pentru fișiere tip document, tabel sau prezentări, în care poți urmări activitatea tuturor utilizatorilor care contribuie, poți salva versiuni anterioare și folosi toată suita cu întreaga echipa.
- Google Hangouts Meet - ideal și simplu pentru meetinguri online, cu sau fără camera video, în care doua sau mai multe persoane pot trece o invitație în calendarul lor Google, iar apoi sa vorbească, sa scrie și sa partajeze fișiere.
- Monday.com - o platformă colaborativă de planificare și management al activităților. Te ajută să lucrezi cu viteza și să te adaptezi rapid Monday.com permite mebrilor echipei să lucreze într-un mod unic adaptat nevoilor specifice ale fiecărui membru și în acelasi timp să câștige agilitatea de a se adapta la viteza specifică dezvoltării afacerii.
- CRM- o platformă CRM utilă pentru administrarea și managerierea relațiilor cu clienții. Vă oferă asistența tehnică necesară pentru o buna valorificare a oportunitatilor. Transparent, eficient și incredibil de simplu. Vă ajută să captați informațiile de contact indiferent de sursa din care provin: e-mail, documente, cărți de vizită sau pagini web.
- enerytimezone.com
-
teams.microsoft.com