Comunicarea eficientă este lipiciul care ține o echipă împreună. Fără o comunicare adecvată, o echipă este ca un motor care a fost împărțit în mai multe părți care nu reușesc să coopereze și să alimenteze astfel încât să meargă înainte. Fiecare membru al echipei are propriile sarcini și proiecte individuale, dar împreună toți creează o „mașină” un „tablou” o „imagine” completă a companiei tale. Prin implementarea practicilor de comunicare inteligentă, vă veți asigura că toate părțile echipei sunt alimentate cu motivația necesară, cu sarcinile corecte și funcționează ca un tot unitar.
1. Încurajați membrii echipei să ofere feedback - și solicitați-l!
Feedback-ul este unul dintre cele mai frecvente puncte de contact între membrii echipei, dar și între echipe și supervizori. Asigura-te că ai implementat deja în echipa ta practici sănătoase de feedback. Feedback-ul detaliat și constructiv ar trebui să devină o normă de bună practică. Dacă trimiți lucrarea ta unui membru al echipei cu o notă de îmbunătățit, feedback-ul tău trebuie să fie luat în considerare, discutat și perceput ca un mod de îmbunătățire a lucrului nu ca un atac personal.
Nimeni nu este un cititor de gânduri sau fețe, nici măcar cei mai buni comunicatori din echipa ta. Tocmai de aceea feedback-ul dat echipei trebuie să antreneze echipa, mai degrabă decât să creeze limite. Comunicarea deschisă este esențială pentru succesul unei echipei, așa că asigură-te că a-ți creat la nivel de companie aceste practice ca standarde de lucru. Nimic nu ajută echipele mai mult decât o cultură a companiei.
De asemenea, încurajează o conversație bidirecțională care îi ajută pe toți să se autoevalueze și să-și îmbunătățească performanța pe termen lung.
2. Utilizați instrumentele de gestionare a proiectelor
Instrumente de gestionare a proiectelor oferă un spațiu comun unde toți membrii echipei pot să lucreze împreună, să vadă ce face fiecare și ce mai are de făcut. Vizualizați sarcinile proiectului pe un singur bord pentru a crește transparența echipei și pentru a ajuta membrii echipei să economisească timp pentru a-și trimite reciproc mesaje despre ce lucrează în acest moment și ce sarcini au îndeplinit. O singură privire la acest tablou este suficientă pentru a obține toate informațiile.
3. Educați-vă echipa despre cele mai bune forme de comunicare
Forma de comunicare scrisă poate dura de 3 ori mai mult decât cea verbal iar mesajul poate fi foarte ușor de interpretat. Dacă poți transmite în 5 minute un mesaj sau o explicație, ai nevoie în jur de 15 – 30 de minute pentru a face Acela-și lucru în scris. Ajută echipa să aleagă cele mai bune canale de comunicare, adaptate nevoilor lor.
4. Atribuiți roluri și responsabilități
Asigurate că membrii echipei tale știu ce li se cere - ce trebuie să facă și cum trebuie să facă. Clarifică rolurile și responsabilitățile pentru a evita comunicarea greșită și alte probleme care apar din așteptările divergente.
Poți face mult mai mult decât să trasezi responsabilități și să te aștepți ca membrii echipei să preia de acolo. Atribuie să atribui fiecărei persoane responsabilitățile potrivite astfel încât să primească acele responsabilități, să și le asume și să îndeplinească sarcinile eficient, inspirat de motivația intrinsecă. Evită micro-managementul, altfel echipa ta va petrece mai mult timp raportând decât să-și îndeplinească sarcinile.
5. Creați o bază de date cu informații utile pentru membri echipei
Căutarea unor informații, prezentări sau documente, necesită mult timp, dezorganizarea la nivel de echipă costă. De aceea, trebuie să creezi un depozit central unde să ții toate documentele, prezentările, și informările utile echipei, la care să aibă acces și să poată contribui în mod liber. Acestă bază concentrate de documente va servi drept punct de referință pentru toți cei implicați în proiectele comune. În loc să se piardă în atașamentele de e-mail, fiecare membru al echipei poate accesa un spațiu dedicat tuturor informațiilor esențiale ale proiectului și livrabilelor produse până acum.
Poate fi la fel de simplu ca un folder partajat în cloud sau o platformă wiki a companiei - rezultatul este același: mai puțin timp pierdut la contactarea colegilor pentru informații.
Investiți în dezvoltarea practicilor eficiente de comunicare în echipă.
Promovarea unei bune comunicări într-o echipă este un proces complex care tine și de așteptările, experiența și preferințele membrilor echipei. Companiile cu o cultură puternică a managementul echipei au implementat practice de comunicare și promovează transparența la fiecare pas al proiectului.
Căutați o echipă de dezvoltată, dedicată care să știe să comunice fără probleme?